项目管理音频技术

视讯会议

Share

|

电话会议，是一个司空见惯的商业工具，但深度和各种不同的做法已经改变，在近几年。 数年前，有超过四或五个人，对电视电话会都被认为是笨拙。 现在，技术提供能力，包括数百甚至数千人，就一个单一的电话会议。 这种大规模的电话会议经常在互联网上的支持，包括设立一个网上的介绍，再加上讨论率领由少数人或个人对虚拟工作电视电话会议"的阶段。 "参加者可以提出问题，透过互联网接口，但讨论仍然可以主导者负责。

传统的电视电话会议的几个关键球员仍是司空见惯一样。 在所有这些情况下，成功执行的关键是知道何时是适当的，为当事人发言及他们如何来管理力学的电话。 也许是最有挑战性的方面视讯会议对很多人来说，是他们忘记共同礼貌经常个人的身份证明（例如， "这是罗杰一遍，我觉得… … " ） 。 由于这个歪曲的固有许多普通电话接收器，频密的个人识别必须保持一个清晰的信息流。

即使在技术上的挑战是克服，电视有固有的困难，缺乏面对面的接触（如做最偏远的技术） 。 因此，有关各方在会议应要求澄清任何时间有任何疑虑的是什么。 内容的一个电话会议上，应明确阐述，在开始通话，并应确定明确的目标，每个内容单元。 如果内容需要支持性文件，这种文件应送交（传真，电子邮件，或张贴邮件）之前以电话，并应premeeting肯定支持的文件已经收到。 呼吁应被视为一个会议，同一个明确的议程，并与所有的谈话是针对议事日程。 因为电话会议，可以得到混淆而言，他们是会话及任何参考资料，他们可能会作出的任何时候议程是修改或取代的，应该有一个明确的定义，新的计算方法目的此事的讨论。

明确规则的行为，应建立关于适当的时候发言，打断，或参加谈话。 这一点也很重要，以建立基本的协议，为这些简单的东西，把这个研讨会，主题为"持有" （如"持有"的音乐声中可能成为一个分心） ，把手机静音（无与会者的背景噪声的增长也可能会无法忍受） ，或确定自己在每年年初讲的"交钥匙"如果一些参与者根本听，也许有必要在各地区间通话，以确认其存在或正在进行的参与，透过电话的登记册或一个简单的检查状况（例如， "鲍勃？你依然与我们呢？ " ） 。

电话会议可以成为一个主要的分心，因为参加者有可能偏离话题（如在任何会议上是否） 。 电话会议可造成挫折感，如果参与者曲解语气在交谈。 讨论应加以衡量，甚至和扬声器应作出努力，尽量减少激烈的，快速的讲话。 没有背景的肢体语言和面部表情，以支持语言，它可以很容易被误解。 因此，任何时候一个电话会议上，是被视为造成误解，这个专题的手
应预留足够长，以澄清情绪背景的参加者和他们了解什么是正说。

语音邮件

对一些人来说，语音邮件，是技术的选择，项目管理。 作为与电子邮件，它允许异步通信，并开启了一扇大门转让信息，瞎指挥，或会。 作为与电子邮件，不过，它也有一个缺点，在一些个人使用不适当或过度。 语音邮件是最有效的（因为几乎所有的通信）的时候，是有明确的程序，然后作为礼仪。 限定时间，明确的联络资料，并提供信息简洁都可以使语音邮件的经验，积极得多。 未能在世界范围内建立这样的准则，可导致不一致和误解。

电话

传统的电话，是为快速传递的信息与某种程度的紧迫性。 它们也可以用来澄清的问题，并没有有效地传送书面或图形形式。 它们被用来宽松，在现代商业社会，但应只限于那些情况下，广泛的记录并非是必不可少的，或者时间是至关重要的。 它们还可以用来控制适当时，寄件人是不是有效，在信息共享，透过文字。

性质的电话交谈中，应尽量简短和澄清。 企图长期形式审查的任何项目的元素意义，在打电话请机会的分歧和误解，对所说的话，或如何将信息传达。 经典的" he-said/she-said型"的争论，可以驱动选择不当内容进行这种讨论。
对电话费，尤其是在一对一的谈话，由于缺乏身体语言树叶的声音，独自进行有关信息。 有些发件人，话音质量也不是一个问题。 为他人，单调素质，以他们的声音可能正常，但可能被视为无聊。 速射讲话，可以被理解为侵略性，而且也过于缓慢，讲话可能只是挫败接收机。 该方法应是一个会话的语调，再加上愿意忍耐，并听取他们的反应是经过深思熟虑才提供反馈。

如果上述呼吁是打算以一个组成部分，正式项目的纪录，应该继之以确认电子邮件，备忘录，或电话注册入学。 手机日志，如果保留，是一个毫无顺序记录的时候，日期，来电者，与自然的召唤。

或许最重要的现代因素来与使用手机。 麦克风对这类电话是极其敏感的，然而，一些用户感到有必要大声说话到他们，因为该设备的尺寸和重量。 由于要改善蜂窝技术，这种电话经常有更高的品质和更好的麦克风灵敏度比有线股，并应受到同等对待时装（在合理的水平，隐私需要而定） 。